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Em debate

O Arquivo Nacional suspendeu as funções de Arquivo do Estado

Reflexões de uma historiadora acerca da política de arquivos
Miriam Halpern Pereira

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1Em Portugal, a política arquivística em relação aos arquivos da administração central caracteriza-se por uma forte descontinuidade, reveladora de uma fraca consciência política, cívica e científica do seu papel central na construção de uma memória histórica, na eficácia administrativa e nos direitos de acesso à informação dos cidadãos.

2Podemos dividir a construção institucional do Arquivo de Estado em três fases, deixando de lado a antiga Torre do Tombo propriamente dita, como arquivo corrente e intermédio da Casa da Coroa, na época em que não era um arquivo público. Só com a monarquia constitucional nasce um arquivo de Estado aberto à consulta pública, ainda que restrita. São então integrados no Arquivo Real os fundos provenientes das instituições do Antigo Regime. É a primeira fase da organização do Arquivo de Estado com acesso público. A casa era pequena e ficou cheia, apenas dispunha de uma pequena parcela da parte inferior do enorme edifício do convento de S. Bento. Por isso a documentação judicial, a Casa da Suplicação, foi para outro espaço, igualmente exíguo, do Convento da Estrela, onde ficou com acesso quase impossível. Ao longo do tempo o acesso a toda essa enorme massa documental do Antigo Regime foi melhorando. Mas ainda hoje existem grandes zonas obscuras, por inventariar.

  • 1 Miriam Halpern Pereira, O Arquivo das Secretarias do Estado: a primeira planificação nacional dos (...)

3Com o advento da República, o Arquivo Real passara a designar-se Arquivo Nacional, mas não se procedeu à integração da documentação das extintas Secretarias de Estado. Face à falta de espaço, chegou a esboçar-se um projeto de instalação na Biblioteca da Ajuda, sem sequência. Entre 1938 e 1951, Manuel dos Santos Estevens, um dos raros arquivistas com uma concepção moderna de Arquivo de Estado, organizou contra ventos e marés o Arquivo das Secretarias de Estado (ministérios). O Arquivo das Secretarias de Estado foi instalado no Convento das Trinas. Estevens concebera uma reorganização adequada e moderna do edifício, que foi bruscamente interrompida. O seu projeto ficou interrompido, mas felizmente já tinha conseguido reunir ali, nas Trinas, documentação relevante de vários ministérios. A história subsequente foi terrível, catastrófica como já a descrevi em texto dedicado ao tema1. E penso que é largamente conhecida.

4Esse tristemente famoso arquivo incompleto das Secretarias de Estado só foi integrado no Arquivo Nacional Torre do Tombo sob a direção de Jorge Borges de Macedo, depois de uma breve mas muito útil passagem pelos depósitos da Biblioteca Nacional, onde começou a sua inventariação. Apesar do projeto «Recuperar o atraso», lançado entre 2001-2004, por mim, para viabilizar o acesso público desta imensa documentação, ainda hoje os arquivos dos maiores ministérios continuam a ter um acesso difícil devido a insuficiente tratamento arquivístico. Foi com tristeza mais do que orgulho, que ouvi recentemente um colega dizer-me que o Roteiro das Fontes elaborado pela
Dra. Maria José Silva Leal e por mim, o estava a ajudar muitíssimo no acesso ao Ministério da Justiça e Negócios Eclesiásticos. Esta documentação está no Arquivo Nacional desde 1955. Tristeza porque cerca de 30 anos depois ainda não existem inventários que desatualizem totalmente o Roteiro, como seria expectável. O acesso a alguns dos maiores ministérios continua a ser difícil, é o caso do Ministério das Finanças, e mesmo no caso do enorme Ministério do Reino só existe um inventário preliminar, feito no tempo de J. Borges Macedo, que nunca foi substituído por um roteiro/inventário definitivo. É verdade que agora o inventário está on-line. Dois exemplos escolhidos mostram como continua a ser difícil ou mesmo impossível pesquisar este fundo: o Conselho de Saúde Pública (1849-1868) agrega 55 maços não inventariados, o Conselho de Instrução Pública (1823-1916), reúne 374 maços não inventariados.

5Aproximamo-nos da terceira fase, aquela que diz respeito aos arquivos do século XX. O Arquivo Nacional, após o 25 de Abril passou a desempenhar o papel de bombeiro em relação a documentação de organismos extintos, essencialmente do Estado Novo. Dos arquivos da 1.ª República nada se sabia, estavam entalados entre o Antigo Regime e o Estado Novo, como a sua própria historiografia. Nos anos 80, começaram a chegar à Torre do Tombo inúmeros pedidos de socorro. Eram fundos documentais em risco, prestes a ser vendidos como papel velho ou simplesmente deitados para o lixo, ou instalados em locais onde chovia, etc., etc. Não havia, continua a não existir nenhum projeto de recuperação sistemática, organizada dos arquivos do século XX.

6Em 2001, quando entrei para a direção IANTT, constatei que Portugal era o único país da U. E. em que não existia legislação sobre a incorporação obrigatória da documentação da Administração Central no Arquivo Nacional (relatórios/inquéritos da Comissão Europeia de Arquivos). Contra ventos e marés, consegui que fosse aprovada uma lei de incorporação obrigatória da documentação da administração central no IANTT. Na realidade essa obrigatoriedade já existia no âmbito dos arquivos distritais, infelizmente com aplicação irregular no caso dos governos civis, apenas alguns diretores de arquivo compreendiam a sua importância. Seminários sobre o tema,organizados por nós, contribuíram para uma melhor compreensão no âmbito do IANTT e hoje está em fase de conclusão um importante projeto de âmbito nacional de salvaguarda desta documentação, dirigido por Fernando de Sousa.

  • 2 «Reorientando a política de salvaguarda do Património Arquivístico no sector público» in Boletim d (...)

7Em 2003-2004, efetuou-se o que então era geralmente considerado irrealizável: o 1.º Diagnóstico dos arquivos intermédios da Administração Central. Revelaram uma situação terrível. Cerca de 700 Km de documentação dispersa, abandonada em depósitos provisórios sem condições. Este diagnóstico foi publicado cerca de um mês antes de eu cessar funções no IANTT. Só em 2005-2006 no âmbito do PRACE e do PREMAC se procurou fazer face a esta situação com a transformação do IANTT em Direção Geral dos Arquivos (DGARQ). São então atribuídas às Secretarias-Gerais dos Ministérios funções de arquivo final, como a Direção do IANTT vinha propondo2. Para uma situação tão original como a nossa adopta-se um modelo inexistente noutro país. Incumbem-se as SG de implementar o tratamento da documentação de todas as entidades sob sua dependência, não para a enviar para o Arquivo Nacional, como é desde há muito norma nos outros países europeus e que permite simultaneamente uma enorme economia de custos e a maior operacionalidade para a comunidade científica. Trata-se pelo contrário de proceder à transferência para as SG da documentação de conservação permanente e ali viabilizar o acesso público em cada Secretaria-Geral. Esta medida representou a suspensão da lei das incorporações obrigatórias, o fim do Arquivo Nacional enquanto Arquivo de Estado, passando a Arquivo «particular» que só compra e recebe doações de documentos privados. Desde 2006 que o Arquivo Nacional não incorpora documentação do Estado, exceptuando-se apenas o Arquivo Distrital de Lisboa ali integrado.

  • 3 «Situação arquivística do Estado-ACE, Questionário 2012, relatório final». Está on-line, em partic (...)

8Os diagnósticos sucessivamente publicados em 2010 e 2012 mostram que decorridos 12 anos desde a publicação do 1.º Diagnóstico a documentação em papel aumentou, o que evidencia a ainda reduzida função da informatização e digitalização na administração pública. Revela também que embora todas as secretarias tenham projetos em curso no sistema de arquivos, apenas 17% tem em curso a avaliação da documentação, apenas 9% tem um sistema electrónico de gestão de arquivos e existe fraca utilização do MIP (meta informação para a informação associada ao Programa da Administração electrónica e Interoperabilidade semântica da DGARQ)3. A dispersão da documentação é apontada como enorme e a transferência de documentos das Direções-Gerais, e outras entidades, para as Secretarias-Gerais foi extremamente reduzida ou nula, uma vez que o próprio tratamento (seleção) da documentação é reduzido. Em qualquer caso, o espaço disponível nas Secretarias-Gerais é exíguo e essa integração seria sempre inviável. Estes diagnósticos mostraram também que a documentação da administração central do Estado continua instalada em inúmeros depósitos dispersos, a maior parte em más condições para a conservação da documentação. O fracasso deste plano de dispersão e fragmentação das funções de arquivo final pelas Secretarias-Gerais dos Ministérios é evidente. Não abriu nenhum arquivo público novo nas Secretarias-Gerais dos Ministérios.

9Face a esta situação de catástrofe persistente, foi anunciada a medida 15 do Plano de Reforma da TIC (anexo da Resolução do Conselho de Ministros de 7 de Fevereiro de 2012). Sob a designação moderna de Central Electrónica do Arquivo do Estado, ou seja a organização de um arquivo digital de toda essa imensa documentação que ainda não está sequer tratada arquivisticamente. Para viabilizar este projeto, que se fosse exequível seria fundamental, foi anunciada a constituição de um depósito central de toda a documentação da administração central do Estado, que se deveria localizar numa zona de baixo valor imobiliário. É evidente que este projeto de aparência inovador e modernizador, visa apenas reduzir as despesas com a atual multiplicidade de depósitos, alguns deles em zonas «nobres» da capital. Mas como poderiam, nessas condições, as Secretarias-Gerais e outras entidades proceder a organização da sua documentação? Onde vão instalar o acesso público a essa documentação? Será digital? Daqui a quantas décadas?

  • 4 Poucas pessoas sabem que já existe desde longa data um enorme depósito de documentação do Estado, (...)

10Prevê-se nesta medida 15 que a Direção Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas, entretanto constituída, elaboraria um estudo de valorização do património imobiliário a libertar (o que é estranho em si), e um plano de implementação da dita Central Electrónica em 12 meses. Em 2015, decorridos três anos já existe? Sublinhe-se a evidente contradição entre a dispersão dos arquivos pelas Secretarias, decidida em 2005-2006 e nunca anulada, e este projeto de concentração da documentação num único Depósito Central. Vamos ter em breve um novo «Pendão 2» ou um «Arquivo das Trinas 2»4?

11Ainda em 2012, foi totalmente desmantelada a Direção Geral dos Arquivos, ou seja acabou o iantt. a lei de 16 de Maio de 2012 e a posterior Portaria de 19 de junho do mesmo ano obedecem mais uma vez a uma visão financeirista do universo abrangido, num estranha amálgama de bibliotecas e arquivos, que não abrange contudo a Biblioteca Nacional. ainda bem, embora denote claramente a fraca avaliação cultural da antiga Direção Geral dos Arquivos (dgarq), ex-iantt ou seja Arquivo Nacional e a rede nacional de arquivos. Constitui-se algo com um «cheirinho» à antiga Inspeção das Bibliotecas e Arquivos. Recuou-se no tempo. O Arquivo Nacional Torre do Tombo torna-se numa das várias «unidades orgânicas nucleares», uma simples direção de serviços, ao mesmo nível que o Centro Nacional de Fotografia e o Arquivo Distrital do Porto. O Arquivo Nacional torna-se uma das várias «unidades orgânicas flexíveis» desta nova Direção Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas, definidas na Portaria de 19 de junho de 2012, e que sinal dos tempos, foi assinada conjuntamente pelo ministro das Finanças, Victor Gaspar (em lugar da habitual assinatura do primeiro-ministro) e o Secretário de Estado da Cultura, Francisco José Viegas. Neste contexto, o Arquivo Nacional perde funções no âmbito da normalização e arquivística e também de orientação na área da informação electrónica em benefício de duas outras unidades orgânicas (sempre «flexíveis»), a Direção de Serviços de Arquivística e Normalização e a Direção de Inovação e Administração Electrónica. Não consta qualquer referência às funções de arquivo final das Secretarias-Gerais dos ministérios. Os Arquivos Distritais são transformados em «unidades orgânicas flexíveis», dependentes da Direção da DGLAB e enunciados apenas num anexo. O ADP ocupava um lugar destacado de orientação em relação aos arquivos distritais na Portaria mencionada, função que curiosamente vem a desaparecer no despacho respetivo de 27 de Junho. Ficou assim completamente desmantelada a Direção Geral de Arquivos (DGARQ) e o antigo IANTT, constituídos pela Secretaria de Estado da Cultura , sob a direção da Dra. Teresa Gouveia e mediante proposta da Comissão de Reforma do Arquivo Nacional, que foi precedida de amplo estudo e consulta aos meios académicos e científicos, sob a direção do Prof. José Mattoso. Os arquivos municipais não são sequer mencionados nesta portaria de 2012. A incipiente Rede nacional de Arquivos morreu ali, só reaparecendo no Portal de Arquivos de Portugal.

12Contudo, neste sobrevivente Portal de Arquivos de Portugal só constam aqueles que obedecem a determinadas normas informáticas muito restritivas. Os mais modernos e modelares Arquivos ministeriais, o Arquivo Histórico Contemporâneo do Ministério das Finanças (1999), criado por iniciativa do ministro Sousa Franco, e o Arquivo da Direção-Geral do Património (Forte de Sacavém), os únicos criados nos últimos dezasseis anos, não constam deste portal, nem outros arquivos históricos excelentemente organizados da administração central, como o Tribunal de Contas ou o Arquivo Histórico Militar. Mas consta o Ministério da Educação e Ciência (MEC) com zero registo documental! O acesso à documentação deste ministério, digitalizada em larga escala, não é aliás possível por falta de um motor de busca adequado. Fazer um Portal de Arquivos de Portugal que corresponda à sua designação deveria constituir um projeto prioritário, relativamente simples. É instrumento de trabalho fundamental para a comunidade científica e uma contribuição decisiva em defesa do direito à informação. Seria uma versão alargada do antigo Roteiro das Fontes..., agora em suporte electrónico e com atualização simples e rápida.

13Uma das mais graves consequências das sucessivas mudanças de competências administrativas da Administração Central, apontada no diagnóstico de 2012, tem sido o insuficiente controle de cada transferência de funções e da respectiva massa documental, perdendo-se diariamente a capacidade de se integrar a informação. Foi o que aconteceu por exemplo com a Direção de Planeamento e Prospectiva que já teve um inventário on-line. Atualmente, nem o inventário, nem a própria documentação se encontram disponíveis.

14É ao que conduz esta original fragmentação das responsabilidades custodiais desde 2006, que anulou a lei das incorporações obrigatórias. Voltámos a ser um caso único na UE, por isso também o único que não tem a documentação do século XX, e mesmo de grande parte do século XIX, disponível ao acesso público num Arquivo Nacional que desempenhe as funções de Arquivo do Estado. Quando refiro a outras pessoas que mesmo pequenos países como a Hungria, Bélgica ou a Holanda tem os arquivos nacionais com a documentação organizada desde o período medieval até o século XXI, recebo um olhar incrédulo. O reverso acontecendo igualmente, falando com colegas estrangeiros a situação em Portugal, encontro idêntico um olhar de pasmo e de incredulidade.

  • 5 Penteado, Pedro, ob. cit.: 27
  • 6 Conferência de abertura realizada no Encontro Arquivos da Administração Pública, Julho 2015, Insti (...)

15Não posso terminar sem referir a urgente necessidade de constituir de novo um órgão consultivo, representando os diferentes sectores culturais e académicos interessados neste domínio, como foi o Conselho Superior de Arquivos, afim de impedir reformas que não promovem de modo algum um melhor acesso à informação por parte das cidadãs e dos cidadãos. Pedro Penteado, chefe de Arquivística na Torre do Tombo, sublinhava há cerca de nove anos, exatamente em 2006, a necessidade de os governantes serem sensibilizados e tomarem consciência que a situação atual tem custos insuportáveis para o Estado e os cidadãos. E onde está a sociedade civil perguntava também? E passo a citá-lo: «a causa dos arquivos da AP tem tido pouco impacto social, constatando-se uma fraca mobilização dos cidadãos, dos intelectuais e dos meios de comunicação social.»5 Esperemos que a recente iniciativa do encontro Arquivos da Administração Pública seja o sinal de consistente movimento para mudar os ventos no sentido racional e lógico, de forma definitiva6.

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Notes

1 Miriam Halpern Pereira, O Arquivo das Secretarias do Estado: a primeira planificação nacional dos arquivos, in Páginas – arquivos e bibliotecas,14, Dezembro, 2004.

2 «Reorientando a política de salvaguarda do Património Arquivístico no sector público» in Boletim do IANTT, 14, Outubro-Dezembro de 2005, assinado Direção do IANTT, sendo diretor Silvestre Lacerda. Logo no ano seguinte, Pedro Penteado, diretor de serviço da mesma instituição, apontaria os múltiplos obstáculos de diferente natureza encontrados pelo plano, entretanto já aprovado. («A nova arquitetura da administração central do Estado e a política pública de arquivos» publicado no boletim da BAD, 2, e (2006).

3 «Situação arquivística do Estado-ACE, Questionário 2012, relatório final». Está on-line, em particular quadros pp. 32, 97-98.

4 Poucas pessoas sabem que já existe desde longa data um enorme depósito de documentação do Estado, na dependência da Presidência do Conselho, situado num barracão com telhado de vidro e zinco, sem condições climáticas, sem qualquer acompanhamento técnico, apenas um simples guarda, situado no Pendão, localidade junto a Queluz.

5 Penteado, Pedro, ob. cit.: 27

6 Conferência de abertura realizada no Encontro Arquivos da Administração Pública, Julho 2015, Instituto de História Contemporânea/FCSH e Arquivo da FCT.

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References

Electronic reference

Miriam Halpern Pereira, « O Arquivo Nacional suspendeu as funções de Arquivo do Estado », Ler História [Online], 68 | 2015, Online since 18 March 2016, connection on 19 November 2017. URL : http://lerhistoria.revues.org/1787 ; DOI : 10.4000/lerhistoria.1787

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About the author

Miriam Halpern Pereira

Professora catedrática emérita de História, ISCTE/IUL, diretora do IANTT, 2001-2004

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